INICIACION, PLANIFICACION, EJECUCION,CONTROL,CIERRE

Integración. Alcance. Tiempo. Costes. Calidad. Recursos humanos. Comunicaciones. Riesgos. Adquisiciones

martes, 23 de noviembre de 2010

El lujo de cerrar un proyecto.


Como tantas veces, un título críptico. Para el que gestiona proyectos, no tanto. El gestor de proyectos entiende la felicidad de dar el último carpetazo a un  proyecto, cerrarlo, sin flecos. Si hay algo más que hacer es un proyecto nuevo. Y uno se queda bien. Con buenas sensaciones. 
La pretensión de este blog no es hablar con los colegas. Quisiera transmitir a los que les suenan las palabras Gestión Integrada de Proyectos, y no saben de qué, la cada vez mayor validez e importancia de incluir esta figura, el Project Manager, en el desarrollo de sus ideas. 
Mi especialidad, como se deja ver de lejos al leer este blog, es la construcción. Los proyectos de construcción han sido coto de astutos empresarios expertos en ganar valor, mucho valor añadido, con las expectativas de una demanda superior a la oferta. Esto se acabó. No es época de grandes proyectos y los que hay están sujetos como nunca a los vaivenes del mercado global.


Es el momento de incorporar las herramientas de  Project Management a la vida cotidiana para que el interesado en promover un trabajo, de la magnitud que sea, tenga antes de empezar a poner en juego sus recursos un conocimiento muy exacto de cómo va a acabar. 
El desarrollo de los procesos de inicio nos va a permitir conocer el tiempo que van a durar los trabajos y cuanto van a costar y, lo más importante, vamos a tener que definir exactamente lo que queremos. Seremos advertidos de los posibles riesgos así como de las soluciones previstas para las eventualidades. Si decidimos dar el pistoletazo de salida y poner en marcha la maquinaria, tendremos información actualizada del desarrollo del proyecto hasta su fin. Su cierre. 
Por eso es un lujo cerrar un proyecto, porque significa terminarlo  e implica el comienzo de uno nuevo. 

miércoles, 17 de noviembre de 2010

¿Un Project Manager en mi cocina?..

La cena de Nochebuena o el pavo de Acción de Gracias pueden llegar a feliz término usando las herramientas de Project Management o Gestión de Proyectos.  Empezar definiendo el alcance (el menú), el presupuesto, los tiempos, los invitados y la ayuda que necesitamos, , los materiales necesarios y  los riesgos o eventualidades que pueden suceder, elaborando un completo  plan de gestión y siendo rigurosos en su ejecución, el éxito del banquete está garantizado. 

Hoy quiero hablar de cocinas  no del arte de  cocinar. Para ser el Project Manager de un Proyecto exitoso lo mejor es conocer a fondo el campo en el que el proyecto va a desarrollarse.
Desde mi experiencia, desde mi conocimiento puedo hablar de la reforma de una cocina, de tu cocina o de la de un restaurante. 
No es descabellado planear la reforma de la cocina desde la perspectiva de un proyecto global, siguiendo los mismos procesos que en la construcción de una plataforma petrolífera, un puente sobre la bahía o una ciudad deportiva. 
En la reforma de una cocina debemos tenerlo todo listo, preparado, definido  desde mucho antes de empezar a enviar a la familia a comer al restaurante. Incluso va a ser interesante saber a que restaurante se va a ir, a que hora  y por cuantos días. Los miembros de la familia deben seguir con sus trabajos o estudios habituales, no deben verse cada día vagando por la calle buscando una mesa en algún lugar.  Debemos prever el riego de que algo falle, reservar con tiempo lo importante, tener contratados los instaladores auxiliares sabiendo que cualquier pieza que falle va a retrasar el final del proyecto. 
Esto vale también para la renovación de la habitación o el baño de los niños, que van a perder sus rutinas durante las obras, para la entrada de la escalera o del garaje  donde los trabajos van a colapsar la vida de todos los usuarios.
Cuando aplicamos la metodología de proyectos desaparece la incertidumbre, pisamos el suelo. Dejamos de confiar en la suerte y empezamos a confiar en un plan. A este plan nos remitimos ante cualquier eventualidad.
 Un buen plan debe incluir una recompensa a los implicados. Debemos planificar la primera cena en la nueva cocina al iniciar el proyecto y anotar esa fecha  en el cronograma del proyecto.
¡Ahora sí que entra el cocinero! 

miércoles, 27 de octubre de 2010

PROJECT MANAGEMENT EN XÀBIA


La función del Project Manager (Gestor del Proyecto) implica el control del Proyecto desde la idea inicial hasta su cierre.
La figura del Project Manager es común en los países anglosajones pero poco conocida en el nuestro. Como profesional debe poseer amplios conocimientos del tema en que se desarrolla el proyecto además de conocer las técnicas y herramientas de Project Management.
En los proyectos de construcción en Xàbia la utilidad de la consultoría de gestión se hace más evidente dado que el cliente por lo general no reside en este municipio y necesita un agente “in situ” en quien delegar el control del proyecto.

Este agente actúa en nombre del cliente controlando la planificación y la ejecución del proyecto y vigilando continuamente que se cumplan los requisitos de tiempo, costes y calidad previstos.
Debe trabajar con los técnicos, proveedores y con el equipo de industriales contratado, liderándolos e interconectándolos y comunicándoles a cada uno su lugar en el proyecto para que este llegue al cierre previsto.
Ante cualquier eventualidad o desviación de la linea prevista y contratada el Project Manager contacta con el cliente proponiendo y valorando las distintas vías o soluciones para decidir la más adecuada.
Por suerte, las vías de comunicación electrónica son cada día más útiles y el cliente puede seguir a distancia y en tiempo real el avance del proyecto mediante e-mails que contienen las últimas fotografías, los informes de los técnicos y del Project Manager, los presupuestos actualizados, las modificaciones en planos, etc. Y así el cliente dispone de los datos que necesita para tomar sus decisiones.
De momento en todos los proyectos, sea cual sea su envergadura, que he enfocado desde la perspectiva del Project Management el éxito ha sido total cerrándose el proyecto en la fecha estipulada, con los costes previstos y con las calidades contratadas.  
Mi idea es seguir comentando en próximos posts la forma de iniciar un proyecto para que llegue a un buen fin. Un proyecto, como una casa, empieza por los cimientos.

viernes, 8 de octubre de 2010

advertencia: visitar este sitio puede dañar tu equipo

Después de un tiempo sin añadir entradas quiero hablar de Google Chrome. Me encanta su interfaz y la posibilidad de acceder a mi cuenta desde cualquier ordenador. Mi correo es gmail, mi calendario es google calendar, subo las fotos a Picasa y estoy encantado.
Lo malo es cuando hay problemas y busco ayuda. La ayuda de Google es críptica , lejana y muy poco funcional. Hay que remitirse a los foros de otros usuarios para ver algo de luz.
Estos días al abrir mi blog aparecia este mensaje:  advertencia: visitar este sitio puede dañar tu equipo, me ha costado horas encontrar soluciones y creo que todavia no las tengo.
Alguien llamado viajeaafrica.com me ha infectado y no lo puedo solucionar. Me siento consternado.

miércoles, 7 de julio de 2010

LECCIONES APRENDIDAS



Estoy cerrando un proyecto de construcción y es el momento, según enseña el PMBOK de repasar las lecciones aprendidas.
1.- Documentar exhaustivamente cada una de las partidas que componen el alcance del proyecto en todas las revisiones hasta su aprobación. Hay una tendencia a sintetizar y resumir partidas no conflictivas que, una vez aprobado el proyecto, da lugar a errores por olvido o mala interpretación de los requisitos.
2.-No olvidar lo importante que es el Control de Cambios. Todo cambio en el proyecto provoca efectos en cadena que requieren revisión, valoración, estimación de costes, variación del cronograma y sobre todo documentación y envío a los interesados para su conocimiento y aceptación.



3.- Riesgos desconocidos o no previsibles. Por muchas vueltas que le demos, los problemas se las arreglan para aparecer por los rincones más insospechados. Si, al presentarse un problema, lo tenemos previsto deja de ser un problema para ser parte del trabajo normal. Pero debemos dejar un espacio para lo desconocido, lo que nos sorprende.
Dos apuntes importantes:
- En los proyectos de construcción hay que revisar los seguros que tienen contratados los interesados, su alcance y su vigencia y /o valorar la conveniencia de contratar uno especifico para el proyecto.
- Al surgir un problema, la rapidez en encararlo, valorarlo y resolverlo es decisiva par minimizar su impacto.

Lo dejo aquí por el momento. La verdad es que después de escribir este post de lecciones aprendidas se queda uno como más tranquilo. Es una buena práctica.