SE HACE CAMINO AL ANDAR

Estamos todos algo alterados. Los cambios en los últimos decenios han sido muchos y en los últimos 10 años especialmente vertiginosos. Quizá es tiempo de asimilar, analizar y dejar que la maquinaria mejor conformada del universo , nuestro cerebro, haga lo que mejor sabe hacer: Adaptarse al cambio y crecer.







En los momentos más confusos, cuándo la brújula baila loca en la tormenta magnética, propongo que miremos hacia arriba, que seamos conscientes de nuestra pequeñez de granos de arena en la inmensidad del cosmos.


Si nosotros somos pequeños, nuestros problemas y tribulaciones también. Pero somos grandes, hemos salido de la nada y hemos construido un planeta sorprendente donde la mente es consciente de si misma y transmite sus sensaciones a otras mentes hermanas.


Propongo empezar el nuevo año con la cabeza alta, los objetivos claros y  conscientes de que, como dijo Antonio Machado,  se hace camino al andar.


Deseo que en el nuevo año 2011 se cumplan vuestros sueños, nuestros sueños, mis sueños.


La música del video es Becoming a Geisha de John Williams con Yo-Yo Ma y Itzak Perlman (2005)

El lujo de cerrar un proyecto.

Como tantas veces, un título críptico. Para el que gestiona proyectos, no tanto. El gestor de proyectos entiende la felicidad de dar el último carpetazo a un  proyecto, cerrarlo, sin flecos. Si hay algo más que hacer es un proyecto nuevo. Y uno se queda bien. Con buenas sensaciones. 

La pretensión de este blog no es hablar con los colegas. Quisiera transmitir a los que les suenan las palabras Gestión Integrada de Proyectos, y no saben de qué, la cada vez mayor validez e importancia de incluir esta figura, el Project Manager, en el desarrollo de sus ideas. 

Mi especialidad, como se deja ver de lejos al leer este blog, es la construcción. Los proyectos de construcción han sido coto de astutos empresarios expertos en ganar valor, mucho valor añadido, con las expectativas de una demanda superior a la oferta. Esto se acabó. No es época de grandes proyectos y los que hay están sujetos como nunca a los vaivenes del mercado global.

Es el momento de incorporar las herramientas de  Project Management a la vida cotidiana para que el interesado en promover un trabajo, de la magnitud que sea, tenga antes de empezar a poner en juego sus recursos un conocimiento muy exacto de cómo va a acabar. 

El desarrollo de los procesos de inicio nos va a permitir conocer el tiempo que van a durar los trabajos y cuanto van a costar y, lo más importante, vamos a tener que definir exactamente lo que queremos. Seremos advertidos de los posibles riesgos así como de las soluciones previstas para las eventualidades. Si decidimos dar el pistoletazo de salida y poner en marcha la maquinaria, tendremos información actualizada del desarrollo del proyecto hasta su fin. Su cierre. 

Por eso es un lujo cerrar un proyecto, porque significa terminarlo  e implica el comienzo de uno nuevo. 

¿Un Project Manager en mi cocina?..

La cena de Nochebuena o el pavo de Acción de Gracias pueden llegar a feliz término usando las herramientas de Project Management o Gestión de Proyectos.  Empezar definiendo el alcance (el menú), el presupuesto, los tiempos, los invitados y la ayuda que necesitamos, , los materiales necesarios y  los riesgos o eventualidades que pueden suceder, elaborando un completo  plan de gestión y siendo rigurosos en su ejecución, el éxito del banquete está garantizado. 

Hoy quiero hablar de cocinas  no del arte de  cocinar. Para ser el Project Manager de un Proyecto exitoso lo mejor es conocer a fondo el campo en el que el proyecto va a desarrollarse.

Desde mi experiencia, desde mi conocimiento puedo hablar de la reforma de una cocina, de tu cocina o de la de un restaurante. 

No es descabellado planear la reforma de la cocina desde la perspectiva de un proyecto global, siguiendo los mismos procesos que en la construcción de una plataforma petrolífera, un puente sobre la bahía o una ciudad deportiva. 

En la reforma de una cocina debemos tenerlo todo listo, preparado, definido  desde mucho antes de empezar a enviar a la familia a comer al restaurante. Incluso va a ser interesante saber a que restaurante se va a ir, a que hora  y por cuantos días. Los miembros de la familia deben seguir con sus trabajos o estudios habituales, no deben verse cada día vagando por la calle buscando una mesa en algún lugar.  Debemos prever el riego de que algo falle, reservar con tiempo lo importante, tener contratados los instaladores auxiliares sabiendo que cualquier pieza que falle va a retrasar el final del proyecto. 

Esto vale también para la renovación de la habitación o el baño de los niños, que van a perder sus rutinas durante las obras, para la entrada de la escalera o del garaje  donde los trabajos van a colapsar la vida de todos los usuarios.

Cuando aplicamos la metodología de proyectos desaparece la incertidumbre, pisamos el suelo. Dejamos de confiar en la suerte y empezamos a confiar en un plan. A este plan nos remitimos ante cualquier eventualidad.

 Un buen plan debe incluir una recompensa a los implicados. Debemos planificar la primera cena en la nueva cocina al iniciar el proyecto y anotar esa fecha  en el cronograma del proyecto.

¡Ahora sí que entra el cocinero! 

PROJECT MANAGEMENT EN XÀBIA

La función del Project Manager (Gestor del Proyecto) implica el control del Proyecto desde la idea inicial hasta su cierre.

La figura del Project Manager es común en los países anglosajones pero poco conocida en el nuestro. Como profesional debe poseer amplios conocimientos del tema en que se desarrolla el proyecto además de conocer las técnicas y herramientas de Project Management.

En los proyectos de construcción en Xàbia la utilidad de la consultoría de gestión se hace más evidente dado que el cliente por lo general no reside en este municipio y necesita un agente “in situ” en quien delegar el control del proyecto.

Este agente actúa en nombre del cliente controlando la planificación y la ejecución del proyecto y vigilando continuamente que se cumplan los requisitos de tiempo, costes y calidad previstos.

Debe trabajar con los técnicos, proveedores y con el equipo de industriales contratado, liderándolos e interconectándolos y comunicándoles a cada uno su lugar en el proyecto para que este llegue al cierre previsto.

Ante cualquier eventualidad o desviación de la linea prevista y contratada el Project Manager contacta con el cliente proponiendo y valorando las distintas vías o soluciones para decidir la más adecuada.

Por suerte, las vías de comunicación electrónica son cada día más útiles y el cliente puede seguir a distancia y en tiempo real el avance del proyecto mediante e-mails que contienen las últimas fotografías, los informes de los técnicos y del Project Manager, los presupuestos actualizados, las modificaciones en planos, etc. Y así el cliente dispone de los datos que necesita para tomar sus decisiones.

De momento en todos los proyectos, sea cual sea su envergadura, que he enfocado desde la perspectiva del Project Management el éxito ha sido total cerrándose el proyecto en la fecha estipulada, con los costes previstos y con las calidades contratadas.  

Mi idea es seguir comentando en próximos posts la forma de iniciar un proyecto para que llegue a un buen fin. Un proyecto, como una casa, empieza por los cimientos.

advertencia: visitar este sitio puede dañar tu equipo

Después de un tiempo sin añadir entradas quiero hablar de Google Chrome. Me encanta su interfaz y la posibilidad de acceder a mi cuenta desde cualquier ordenador. Mi correo es gmail, mi calendario es google calendar, subo las fotos a Picasa y estoy encantado.

Lo malo es cuando hay problemas y busco ayuda. La ayuda de Google es críptica , lejana y muy poco funcional. Hay que remitirse a los foros de otros usuarios para ver algo de luz.
Estos días al abrir mi blog aparecia este mensaje:  advertencia: visitar este sitio puede dañar tu equipo, me ha costado horas encontrar soluciones y creo que todavia no las tengo.
Alguien llamado viajeaafrica.com me ha infectado y no lo puedo solucionar. Me siento consternado.

LECCIONES APRENDIDAS

Estoy cerrando un proyecto de construcción y es el momento, según enseña el PMBOK de repasar las lecciones aprendidas.

1.- Documentar exhaustivamente cada una de las partidas que componen el alcance del proyecto en todas las revisiones hasta su aprobación. Hay una tendencia a sintetizar y resumir partidas no conflictivas que, una vez aprobado el proyecto, da lugar a errores por olvido o mala interpretación de los requisitos.

2.-No olvidar lo importante que es el Control de Cambios. Todo cambio en el proyecto provoca efectos en cadena que requieren revisión, valoración, estimación de costes, variación del cronograma y sobre todo documentación y envío a los interesados para su conocimiento y aceptación.

3.- Riesgos desconocidos o no previsibles. Por muchas vueltas que le demos, los problemas se las arreglan para aparecer por los rincones más insospechados. Si, al presentarse un problema, lo tenemos previsto deja de ser un problema para ser parte del trabajo normal. Pero debemos dejar un espacio para lo desconocido, lo que nos sorprende.

Dos apuntes importantes:

- En los proyectos de construcción hay que revisar los seguros que tienen contratados los interesados, su alcance y su vigencia y /o valorar la conveniencia de contratar uno especifico para el proyecto.

- Al surgir un problema, la rapidez en encararlo, valorarlo y resolverlo es decisiva par minimizar su impacto.

Lo dejo aquí por el momento. La verdad es que después de escribir este post de lecciones aprendidas se queda uno como más tranquilo. Es una buena práctica.  

LEAN TIMES AHEAD

Vienen tiempos dificiles. En los proyectos tecnológicos se discute la bondad de la aplicación “Lean start’up” y se me ocurre como traducción “empezar fino” . Así se dice de un ciclista o de un boxeador que está en forma para la carrera o el combate.

Se trata, entiendo, de no cargarse de estructura, de desarrollar el proyecto con los mínimos necesarios y crecer desde las demandas del cliente.

Copio de Wikipedia:

- Lean es básicamente todo lo concerniente a obtener las cosas correctas en el lugar correcto, en el momento correcto, en la cantidad correcta, minimizando el despilfarro, siendo flexible y estando abierto al cambio.-





El metodo Lean lo aplica Toyota desde hace mucho tiempo, de lo que ahora se trata es de aplicarlo a la puesta en marcha de los proyectos.



Traduzco del NYT 23,04,2010:

- Este método aconseja el rápido desarrollo de un "producto viable mínimo", diseñado con el más pequeño conjunto de características que complacerá a algún grupo de clientes. Luego, la puesta en marcha debe ajustar continuamente el experimento de su oferta al ver cómo el mercado responde y cambiar el producto en consecuencia. Facebook, la red social gigante, creció de esa manera, a partir de simples servicios de mensajería y añadiendo otras características.-



Seguiré pensando en Lean. Vengan como vengan los tiempos será mejor estar fino y en forma.

TEAMBOX

Esta herramienta para la Gestión de Proyectos es un sueño, en realidad, el sueño no es el programa tipo red social desde donde llevar el día a día de un proyecto, el sueño es que en mi mundo existan suficientes personas interesadas en instalarse la herramienta y en usarla.

Empezando por los clientes que desean saber tantas cosas pero que tardan tanto en tomar cualquier decisión, siguiendo con los colaboradores que se evitarían mis llamadas intempestivas (siempre les caen a medio desayunar) y  acabando por los técnicos que, esos sí, me parece que agradecerían la comunicación no forzada que se establece en red.

La posibilidad de tener colgada en red y accesible para todo el equipo la documentación del proyecto y de la gestión nos evitaría bastante carpeteo (papeleo encuadernado) ganando eficacia y tiempo.

No cobran por soñar ni, de momento, por el programa.

Ahí va el enlace,  por mí que no quede.

http://www.teambox.com/

LA BELLEZA EN LOS PROYECTOS (1)

¿Debe el Project Manager valorar la belleza en sus proyectos?

Por supuesto debe buscar la excelencia, pero no es lo mismo.

Pienso en ello….

Mi prioridad es el éxito del proyecto, su consecución dentro de los objetivos.

En los proyectos de construcción, debemos tener en cuenta el impacto ambiental y social y convertirlo en un valor positivo.

Entonces la estética, el estar acorde con el medio, el equilibrio del resultado del proyecto son resultados necesarios.

El Project Manager no prioriza un resultado sobre otro, lo primordial es el Proyecto, y el Proyecto al cumplir los requisitos del cliente debe cumplir   también los de la sociedad que lo contiene.

Según Wikipedia:

La belleza es una característica de un ente real, imaginario o ideal cuya percepción constituye una experiencia de placer, revelación de significado, o satisfacción.

No me queda duda de que la belleza es un objetivo a perseguir en la Dirección de Proyectos.

EL ANALISIS DE PAUL KRUGMAN

http://www.elpais.com/articulo/economia/creacion/eurocaos/elpepieco/20100216elpepieco_5/Tes

Sin que sirva de precedente le cedo la palabra a Paul Krugman. Solo entendiendo las causas podemos vislumbrar caminos de futuro. La economia ha perdido de vista el mundo real y todos aplaudimos y envidiamos a los tiburones financieros, los admiramos como a los idolos del deporte o a las estrellas de cine con la diferencia de que su éxito individual causa un empobrecimiento colectivo.

DE HUERTOS Y LADRILLOS

¿No les dará vergüenza a las administraciones y gobiernos que no supieron ver, atajar, dirigir, regular lo que se nos venia encima?.
Visto el superávit de viviendas en España, resulta que cuando se venda la última ya estará desfasada, obsoleta y además con el valor perdido. Se construyó pensando en vender a 100 y no vale eso en ningún concepto, vale 40 pero se pagó caro, a la desbandada, a 80, pensando en un beneficio de 20 neto……., ahora nada, ni beneficio ni vivienda ni nada.
No fue el caso de una ni de cien viviendas, fueron cientos de miles. Ahora como el Roto dice…a comer ladrillo. Pero cuantos menos recursos, por joven, por viejo o por mala suerte…. Más ladrillo.

EL CASCABEL AL GATO

-¿Quién le pone el cascabel al gato?
- En mi mundo, el Project Manager.

A nadie le gusta que le digan la verdad pero hemos de tener en cuenta que en cualquier proyecto hay múltiples interesados y que la única manera de llevarlo adelante es mirar la realidad de frente y no engañar a nadie.

• El presupuesto es barato porque no está completo.
• Con la avalancha de ayuda humanitaria se ha colapsado el acceso al aeropuerto y no llega a los destinatarios.
• India gana dinero fabricando electrónica pero acepta basura electrónica que contamina, por largo tiempo, su medio ambiente.
• Los trabajos del plan E, sin ser malos, no generan empleo.
• Bueno, bonito y barato no es una especificación sino un sueño.



No nos gusta la realidad. Pero para cambiarla debemos mirarla de frente y no buscar solo la opinión de los que nos van a dar la razón.

El futuro empieza hoy y eso deberían enseñarlo en la escuela primaria.

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DE UNIONES Y DESUNIONES

Cuantas oportunidades estamos perdiendo por no saber/querer ir juntos a ningún lado.

Hablo de Europa, hablo de España. Hablo de Xàbia.

Es mejor pasarlo mal solito que bien en colectividad. ¿Que gracia tiene ir bien si mi vecino también va en el barco?. ¿Quién me envidiará si voy en un viaje colectivo?.

Estados Unidos. Su nombre lo dice : estados unidos. Potencial de compra interna : 300.000.000 de habitantes. Si fabrico algo que usa un 0’1 % de la población tengo 300.000 clientes, cuando el producto es bueno vendo mucho, su precio baja y puedo exportar.  En USA caminan juntos y están orgullosos de ello. Sus diferencias entre estados, entre etnias, entre religiones  suman y no restan.

Otra cosa es China, también   personas en el mismo barco por diferentes motivos pero con similares efectos sobre la economía. Creciendo. Parece que Alemania y Japón están en el camino. Son países con una elevada cohesión interna.

¿Tardaremos mucho en aprender que la unión hace la fuerza y que la hierba del vecino solo parece mas verde si la vemos desde lejos?. 


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11/01/10

No tengo por costumbre esperar fechas, me gusta pensar aquí y ahora, aunque a veces es dificil.

Pero este año, el próximo lunes 11 de Enero se me antoja importante.

No están los tiempos para grandes celebraciones y sin embargo, o quizá por eso, el mundo lleva interrumpido desde el 1 de Diciembre del pasado año. Nada se concreta, nadie actúa, se postergan las decisiones.

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Nuestra sociedad debe cambiar algo y hacerse más efectiva. Pensar en el producir y en los compromisos, en los plazos y en las fechas y dejar de autoengañarnos con un montón de fiestas cuyo único sentido era el consumo y digo era porque, por lo visto, este año ni eso.


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